Come selezionare una richiesta di preventivo prima del sopralluogo

Preparare ogni preventivo non è servizio al cliente

Un sopralluogo richiede viaggio, tempo tecnico, domande, misure e lavoro successivo. Offrirlo indistintamente a ogni richiesta trasforma l’ufficio preventivi in un servizio gratuito.

La selezione non serve a respingere clienti. Serve a investire tempo dove esistono un lavoro reale e condizioni compatibili.

Raccogli i dati prima di fissare l’appuntamento

Una prima conversazione deve produrre informazioni sufficienti per decidere il passo successivo.

• tipo, luogo e stato del lavoro;
• risultato richiesto e priorità;
• tempi desiderati e vincoli già noti;
• ordine di grandezza del budget;
• persone coinvolte nella decisione;
• altri preventivi richiesti o già ricevuti;

Il budget non è una domanda maleducata

Chiedere il budget evita di progettare una proposta fuori scala. Il cliente può non avere una cifra precisa; deve però poter discutere un intervallo o una priorità economica.

Se ogni riferimento al prezzo viene rimandato all’ultima pagina, entrambe le parti investono tempo senza sapere se il lavoro è possibile.

Assegna un esito chiaro alla richiesta

Dopo la prima verifica, la richiesta deve ricevere una destinazione esplicita.

• sopralluogo da programmare;
• documenti o fotografie da richiedere;
• stima preliminare prima dell’incontro;
• lavoro non compatibile da rifiutare con chiarezza;

Misura anche i preventivi che non diventano lavori

Numero di richieste, sopralluoghi, preventivi inviati, accettazioni e ore commerciali mostrano dove si disperde il lavoro. Senza questi dati, perdere un preventivo sembra sempre colpa del prezzo.

Distingui una richiesta incompleta da una richiesta inadatta

Una richiesta incompleta può diventare valida dopo aver ricevuto planimetrie, fotografie, quantità o una descrizione più precisa. Una richiesta inadatta resta invece fuori dal servizio, dal territorio, dai tempi o dalla soglia economica dell’impresa. Confondere i due casi produce sopralluoghi inutili o rifiuti affrettati.

Prepara risposte diverse: elenco dei documenti mancanti, indicazione orientativa dei tempi, soglia minima, area servita e lavori non eseguiti. Una risposta chiara fa risparmiare tempo anche al cliente e riduce le telefonate necessarie per arrivare allo stesso esito.

Calcola il costo commerciale per lavoro acquisito

Somma le ore dedicate a telefonate, sopralluoghi, richieste ai fornitori, calcolo, impaginazione e presentazione. Dividi il totale per il numero di lavori acquisiti nello stesso periodo. Il risultato mostra quante ore commerciali servono, in media, per ottenere una commessa.

Se dieci richieste producono due lavori, le ore dei restanti otto casi devono comunque essere sostenute dai lavori acquisiti. Ridurre sopralluoghi non qualificati o raccogliere dati prima dell’appuntamento non rende l’impresa meno disponibile. Rende il costo commerciale compatibile con il prezzo.